Forderungsmanagement für den Mittelstand
Gorilla Consulting bringt Ihr Forderungsmanagement in eine Form, die trägt: klare Prozesse, ein Team, das sicher mahnt und telefoniert, und Liquidität, die im eigenen Haus entsteht. Ohne Inkasso, ohne Factoring, ohne Abtretung Ihrer Kundenbeziehung.
Vertrauen
Ich habe Mahnläufe selbst gestartet, Konten selbst abgestimmt und Schuldner selbst am Telefon gehabt. Was ich in Seminaren zeige, habe ich vorher in Debitorenbuchhaltungen von Konzernen und Mittelständlern aufgebaut.
Genannt werden Unternehmen, in denen ich als externer Spezialist gearbeitet habe. Erfahrung aus Energie, Maschinenbau, Logistik, Medien, Immobilien und Handel.
Rechnen wir kurz
Jeder Tag, den Ihre Kunden früher zahlen, gibt Ihnen Geld zurück, das Ihnen ohnehin gehört. Kein Kredit, keine Zinsen, keine Sicherheiten. Verschieben Sie die Regler und sehen Sie, um welchen Betrag es in Ihrem Unternehmen geht.
„Die gesamte Forderungslaufzeit – bestehend aus Zahlungsfrist und Überfälligkeit – betrug im zweiten Halbjahr 2025 durchschnittlich 39,63 Tage. Das durchschnittliche Zahlungsziel lag bei 32,13 Tagen.“
— Creditreform, Zahlungsindikator Deutschland, Winter 2025/26
Einmalig freigesetzte Liquidität
219.178 €
16 Tage kürzere Laufzeit bei 5.000.000 € Jahresumsatz. Rechenmodell auf Basis Umsatz geteilt durch 365 Tage, mal eingesparte Tage. Es ersetzt keine Analyse Ihrer offenen Posten und ist keine Zusage.Zinsverlust pro Jahr über Dispo
19.726 €
Bei 9,0 % Bankzins, angenommen auf den vollen freigesetzten Betrag über ein Jahr. Ein grober Richtwert, kein Angebot einer Bank.Drei Gründe
Der schnellste Weg zu mehr Liquidität ist selten ein Kredit, sondern der pünktlich zahlende Kunde. Deshalb setzen wir bei Rechnungsstellung, Zahlungszielen, Mahnstufen und Eskalation an, damit der Zahlungseingang planbar wird.
Forderungsmanagement ist kein Job der Buchhaltung allein. Vertrieb, Auftragsabwicklung, Fakturierung und Buchhaltung greifen ineinander. Genau diese Kette wird beschrieben, dokumentiert und verbindlich gemacht.
Die meisten Mitarbeitenden mahnen ungern telefonisch, weil ihnen ein klarer Leitfaden, Formulierungen und immer häufiger die Erfahrung hierzu fehlt. In Workshops gebe ich Sicherheit und klare Formulierung, also eine Sprache für das Gespräch und eine Linie, hinter der man stehen kann.
Klarstellung
Inkasso beginnt, wenn die Forderung bereits gefährdet ist. Meine Arbeit endet idealerweise, bevor es so weit kommt. Ich kaufe keine Forderungen, ich übernehme keine Beitreibung in Ihrem Namen und ich rechne nicht nach Erfolgsprovision ab. Ich baue den Prozess, der Inkasso zum seltenen Ausnahmefall macht. Wird ein Fall doch einmal an einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen übergeben, bereite ich auf Wunsch die passenden Checklisten und Unterlagen vor, damit die Übergabe für ein Mahnverfahren außerhalb Ihres Hauses sauber und lückenlos gelingt.
Bonität, Zahlungsziele, Vertragsklauseln, saubere Stammdaten
Formal korrekt nach HGB und UStG, sofort versendet, richtig adressiert
Zahlungserinnerung, Mahnstufen, Sperrlogik, Ratenvereinbarung
Der Schritt, der am meisten Geld bringt und am häufigsten fehlt
Hier beginnt fremde Arbeit. Ziel ist, dass hier fast nichts ankommt
| Frage | Gorilla Consulting | Inkassodienstleister |
|---|---|---|
| Zeitpunkt | Bevor die Forderung überfällig wird | Nachdem die Forderung überfällig ist |
| Gegenstand | Prozess, Team, Kennzahlen, Wissen | Einzelne notleidende Forderung |
| Wer spricht mit dem Kunden | Ihre Mitarbeitenden, geschult und mit Skript | Ein fremdes Unternehmen im Auftrag |
| Vergütung | Festpreis für Seminar, Workbook, Begleitung | Provision, Gebühren, teilweise Forderungskauf |
| Wirkung auf die Kundenbeziehung | Bleibt in Ihrer Hand | Eskalation wird nach außen gegeben |
| Was bleibt danach | Dokumentierte Abläufe und geschultes Personal | Der eingezogene Betrag abzüglich Kosten |
Wichtig: Dieser Vergleich beschreibt Arbeitsweisen, keine Dienstleistung von Gorilla Consulting. Das Einziehen fremder Forderungen ist eine registrierte Rechtsdienstleistung nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz. Gorilla Consulting erbringt diese Leistung nicht.
Dienstleistungen
Passend für jede Größe: vom kurzen Webinar bis zur monatelangen Begleitung Ihrer Abteilung.
Vier bis fünf Stunden, bewusst am Sonntag. Für Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer, die ihr Mahnwesen selbst machen und werktags keine Zeit dafür haben.
Für Mittelständler mit eigener Abteilungsstruktur. Inhalte, Beispiele und Mahntexte werden vorab in einem persönlichen Gespräch abgestimmt und auf Ihre Branche und Ihre offenen Posten zugeschnitten.
Checklisten für Ist-Aufnahme, Umsetzung und Fortschrittskontrolle, dazu Telefonskripte und Formulierungsvorschläge für Mahntexte.
Drei bis sechs Monate, kurze Workshops im Rhythmus Ihres Teams. Auf Wunsch führe ich schwierige Telefonate selbst und zeige, wie sie laufen.
Ein Erstgespräch von 30 Minuten, kostenfrei und ohne Verpflichtung. Danach wissen Sie, ob sich der Aufwand für Sie rechnet. Wenn nicht, sage ich Ihnen das.
Startseite / Über mich
Kai Rönneberg
Experte für Forderungsmanagement und Debitorenbuchhaltung, Ausbilder nach AEVO, externer Datenschutzbeauftragter und Auditor (TÜV).
Meine Geschichte
Meine Laufbahn beginnt 1989 mit einer Ausbildung zum kaufmännischen Assistenten für EDV und Rechnungswesen, danach folgt die Ausbildung zum Speditionskaufmann und ein BWL-Studium mit Fachrichtung Controlling. Die ersten Jahre verbringe ich in Spedition und Logistik, in Disposition, Logistiksteuerung und Kennzahlenanalyse.
2006 komme ich als Freight Collector zu einer internationalen Reederei und übernehme das Mahnwesen für interne und externe Kunden. Dort passiert das, was meine weitere Arbeit prägt: Innerhalb von zwei Jahren sinkt die durchschnittliche Forderungslaufzeit von 43 auf 28 Tage. Nicht durch härtere Mahnungen, sondern durch Ordnung im Ablauf und durch Telefonate, die vorher niemand geführt hat.
Es folgen Jahre als Projektcontroller, als Sachbearbeiter für Forderungsmanagement mit KPI-Reporting und Prozessdokumentation, als Abteilungsleiter mit Personalverantwortung für zwölf Mitarbeitende und als kaufmännischer Leiter einer Niederlassung. Seit April 2021 arbeite ich selbstständig und habe in zehn Mandaten gesehen, wie Konzerne und Mittelständler mit ihren offenen Posten umgehen. Die Probleme ähneln sich überall.
Mission
In den meisten Unternehmen wird über Kontokorrentlinien, Factoring und Zinssätze gesprochen, während gleichzeitig sechsstellige Beträge überfällig auf Debitorenkonten stehen. Forderungsmanagement gilt als lästige Nacharbeit der Buchhaltung. Tatsächlich ist es ein Unternehmensprozess, an dem Vertrieb, Auftragsabwicklung, Fakturierung, Buchhaltung und Geschäftsführung gleichermaßen beteiligt sind. Die Geschäftsführung steht dabei am Anfang dieses ganzheitlichen Prozesses in der Schlüsselrolle: Sie gibt die Regeln vor, an die sich alle halten, und kann als Einzige begründete Ausnahmen zulassen.
Den Begriff Forderungsmanagement kennt jede Geschäftsführung. Was oft fehlt, ist die Zeit, es sauber aufzusetzen oder umzusetzen. Genau dort setze ich an, in kleinen Unternehmen, Handwerksbetrieben und mittelständischen Betrieben, mit einem Vorgehen, das sofort umsetzbar ist.
Was mich unterscheidet
Ich komme nicht aus der Beratung, sondern aus der Buchhaltung. Mahnläufe, Kontenabstimmung, Insolvenzanmeldungen, Jahresabschlüsse und schwierige Telefonate gehörten zu meinem Alltag, zuletzt in Mandaten bis Mitte 2026.
Wenn ein Prozess nicht funktioniert, sage ich das. Ich bin nicht dafür da, bestehende Abläufe zu bestätigen, sondern dafür, dass am Ende Geld auf dem Konto ist. Freundlich im Ton, deutlich in der Sache.
Aus meiner Arbeit entstehen Flowcharts, Arbeitsanweisungen, SOPs, Excel-Auswertungen und wenn gewünscht erstelle ich vollständige Handbücher. Alles bleibt bei Ihnen, auch nach dem letzten Termin.
Berufslaufbahn
Selbstständig im Bereich Buchhaltung und Forderungsmanagement, Projekte bei Konzernen und Mittelständlern.
Personalverantwortung für acht Mitarbeitende, Monats- und Jahresabschlüsse, Budget und Forecast, digitaler Rechnungsworkflow.
Personalverantwortung für zwölf Mitarbeitende, Inventurverantwortung, Neuzertifizierung nach ISO 9001:2015.
Forderungsbewertung, Rückstellungen, KPI-Reporting, Prozessanalyse für den debitorischen Bereich.
Kostenkontrolle, Investitionsmittelbedarfsplanung, Leitung einer Arbeitsgruppe zur Reklamationsabwicklung.
Mahnwesen für interne und externe Kunden, Senkung der DSO von 43 auf 28 Tage.
Kaufmännischer Assistent EDV und Rechnungswesen, Speditionskaufmann, BWL-Studium mit Fachrichtung Controlling, Stationen in Spedition, Logistik und Controlling.
Projekte seit 2021
Prozessanalyse und Dokumentation im Forderungsmanagement, Prozessoptimierung mit KI, Implementierung eines automatischen Mahnlaufs in Oracle EBS.
Unterstützung Jahresabschluss, Prüfung und Korrektur der Hauptbuchbuchungen, Abstimmung von Debitoren- und Kreditorenkonten in SAP S/4HANA.
Prozessanalyse Forderungsmanagement, Analyse offener Posten debitorisch, kreditorisch und im Hauptbuch, Stammdatenprüfung für die SAP-Migration.
Aufbau und Strukturierung des Forderungsmanagements, Richtlinien und Arbeitsanweisungen, mehrsprachiges Mahnwesen, Reporting in Excel.
Fachliche Leitung des Forderungsmanagement-Teams Einzelmieter, Prozessdokumentation, Excel-Tools, schriftliches und telefonisches Mahnwesen, KPI-Auswertungen.
Optimierung aller Forderungsmanagement-Prozesse, Einführung eines Bonitätsprüfungssystems, Einleitung von Inkasso-Maßnahmen.
Prozessanalyse und Dokumentation im Kreditorenbereich für die SAP-S/4HANA-Einführung, Erstellung eines Handbuchs für die Kreditorenbuchhaltung.
User Acceptance Tests für SAP S/4HANA, Buchung debitorischer und kreditorischer Vorgänge nach Go-live, Systemwechsel von DATEV.
Aufbau eines einheitlichen Mahnprozesses, Prozessoptimierung und Dokumentation, ab 02/2022 fachliche Leitung Debitorenmanagement.
Jahresabschlüsse 2019 und 2020, Aufbereitung des Anlagevermögens, Verprobung der Umsatzsteuerkonten.
Schildern Sie mir in zwei Sätzen, wo es klemmt. Ich melde mich innerhalb eines Werktages mit einer ehrlichen Einschätzung.
Startseite / Dienstleistungen
Seminare, Workbooks und Begleitung für Mahnwesen, Debitorenbuchhaltung, Cash Collection und mehr Liquidität. Für Unternehmen, die ihre Außenstände selbst in den Griff bekommen wollen.
Vier bis fünf Stunden online, bewusst am Sonntag gelegt. In kleinen Betrieben macht der Inhaber das Mahnwesen selbst, und werktags ist dafür keine Zeit. Nach dem Webinar wissen Sie, welche Rechnung überhaupt fällig ist, wann Verzug eintritt und wie das erste Telefonat abläuft.
Für Unternehmen mit eigener Buchhaltung oder Abteilung. Vor dem Termin sehe ich mir Ihre Altersstruktur der offenen Posten, Ihre Mahntexte und Ihren Ablauf an. Im Seminar arbeiten wir dann mit Ihren Fällen, nicht mit Lehrbuchbeispielen.
Das Workbook ist der Teil, der nach dem Seminar weiterarbeitet. Es enthält keine Theorie, sondern Vorlagen, die ausgefüllt und benutzt werden. Angepasst an Branche, Kundenstruktur und Systemlandschaft.
Drei bis maximal sechs Monate. Wissen aus einem Seminar verpufft, wenn es niemand im Alltag nachhält. In kurzen Workshops bleibe ich an Ihrem Team dran, kläre Zweifelsfälle und übernehme auf Wunsch selbst Telefonate, damit Ihre Mitarbeitenden hören, wie ein solches Gespräch geführt wird.
Vorgehen
Die Reihenfolge ist nicht beliebig. Jeder Schritt setzt den vorherigen voraus.
Sie schildern Ihre Situation, ich stelle Fragen zu Umsatz, Zahlungszielen, Altersstruktur und Zuständigkeiten. Kostenfrei.
Anhand der Checkliste sehe ich mir Ihre offenen Posten, Mahntexte und den heutigen Ablauf an. Das Ergebnis ist eine Liste mit Prozessen und Aufgaben, an denen geschraubt werden muss, denn hier bleibt das Geld liegen.
Vermittlung an die Menschen, die es später anwenden. Mit Ihren Fällen, Ihren Zahlen und Ihrem Workbook.
Ihr Team arbeitet nach der neuen Systematik. Auf Wunsch begleite ich diese Phase bis zu sechs Monate.
Nach 30, 60 und 90 Tagen prüfen wir anhand der Kennzahlen, was sich verändert hat und was noch offen ist.
Häufige Fragen
Nein. Das Einziehen fremder Forderungen ist eine registrierungspflichtige Rechtsdienstleistung. Ich baue Ihren eigenen Prozess auf und schule Ihre Mitarbeitenden. In der Umsetzungsbegleitung führe ich Telefonate im Beisein Ihres Teams als Schulungsmaßnahme, nicht als Beitreibung im eigenen Namen.
Für einen Handwerksbetrieb ist ein Webinar mit Workbook der richtige Einstieg. Eine mehrmonatige Begleitung dagegen lohnt sich erst, wenn eine eigene Abteilung existiert. Ich sage Ihnen im Erstgespräch, welche Variante zu Ihrer Größe passt.
Ja, denn Forderungsmanagement hat nichts mit einem bestimmten ERP-System zu tun. Entscheidend ist, dass für Ihr ERP-System die Mahnfunktion freigeschaltet und eingerichtet ist, gegebenenfalls muss dafür die IT-Abteilung eingebunden werden. Und selbst wenn das nicht möglich sein sollte, lässt sich immer noch ein schriftliches Mahnwesen über Excel und einen Word-Serienbrief etablieren.
Ja. Workbook, Checklisten, Telefonskripte und Mahntextvorschläge bleiben bei Ihnen. Bei Aufbauprojekten kommen Flowcharts und Arbeitsanweisungen dazu. Alle Unterlagen gehen in Ihr Eigentum über.
Der Preis hängt von Format, Teilnehmerzahl, Vorbereitungsaufwand und Dauer ab. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein schriftliches Festpreisangebot. Erfolgsprovisionen auf eingegangene Zahlungen gibt es bei mir nicht.
Ja, ein großer Teil meiner Projekterfahrung stammt aus Konzernen. Die Seminarangebote richten sich jedoch bewusst an kleine Unternehmen und den Mittelstand, weil dort das Forderungsmanagement am häufigsten neu aufgebaut werden muss. Bei größeren Konzernmandaten greife ich zudem auf einige sehr zuverlässige Interimsmanager zurück, mit denen ich bereits zusammengearbeitet habe, da solche Projekte in der Regel zu umfangreich sind, um sie allein vollumfänglich abzudecken.
Im Erstgespräch klären wir das in dreißig Minuten. Danach bekommen Sie ein Angebot mit festem Preis.
Startseite / Angebote
Jedes Paket enthält alles, was für die jeweilige Unternehmensgröße nötig ist. Die Preise für die Pakete 2 und 3 nenne ich nach dem Erstgespräch, weil Vorbereitung und Umfang stark von Ihren offenen Posten abhängen.
Für Handwerksbetriebe, Kleinunternehmen und Selbstständige, die ihr Mahnwesen selbst machen.
Ergebnis: Sie wissen, welche Rechnung fällig ist, wie Sie mahnen und wann Sie zum Telefon greifen.
Der Termin findet ab mindestens sechs zahlenden Teilnehmenden statt.
Für mittelständische Unternehmen mit eigener Buchhaltung, deren Forderungsmanagement neu aufgestellt werden soll.
Ergebnis: ein beschriebener Prozess, geschulte Mitarbeitende und ein Reporting, das die Geschäftsführung versteht.
Für Unternehmen, die nicht nur wissen, sondern dauerhaft umsetzen wollen.
Ergebnis: Der neue Ablauf ist im Alltag angekommen und funktioniert auch nach dem letzten Termin.
Beide Pakete werden zum Festpreis angeboten. Keine Erfolgsprovision, keine Beteiligung an eingegangenen Zahlungen, kein Forderungsankauf. Reisekosten werden gesondert und nach Aufwand abgerechnet.
Für wen ich arbeite
Am liebsten arbeite ich dort, wo das Forderungsmanagement komplett neu aufgestellt werden muss: Prozesse analysieren, dokumentieren und so einführen, dass sie auch in zwei Jahren noch gelten. Branche und Größe sind zweitrangig, die Ausgangslage entscheidet.
In kleinen Unternehmen die Person, die selbst mahnt und dafür nur den Sonntag hat.
Entscheidet über Budget und Zielsetzung, bekommt von mir Kennzahlen statt Absichtserklärungen.
Kennt die Schwachstellen genau und braucht Argumente sowie Rückendeckung für die Umstellung.
Führt die Gespräche und braucht dafür Sprache, Skripte und eine klare Eskalationslinie.
Nennen Sie mir Unternehmensgröße, Branche und das gewünschte Paket. Sie erhalten ein schriftliches Angebot mit festem Preis.
Startseite / Kontakt
Dreißig Minuten, kostenfrei, ohne Verpflichtung. Schildern Sie kurz, wo es in Ihrem Forderungsmanagement klemmt. Ich melde mich werktags innerhalb von 48 Stunden.
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Kai Rönneberg, Gorilla Consulting
Graf-Enno-Straße 15b
26810 Westoverledingen, Deutschland
Telefon: +49 176 46742342
E-Mail: kr@gorilla-consulting.de
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